Resturlaub korrekt berechnen: So behältst du deinen Urlaubsanspruch im Blick


Jede*r Arbeitnehmer*in hat laut Gesetz Anspruch auf Erholungsurlaub. Doch was passiert mit unverbrauchtem Urlaub am Ende des Jahres oder beim Ausscheiden aus dem Unternehmen? Genau hier kommt der Begriff Resturlaub ins Spiel. Häufig sorgt er für Unsicherheit, denn Fristen, gesetzliche Vorgaben und Sonderfälle können die Berechnung komplizieren.

In diesem Artikel erfährst du, wann Resturlaub entsteht, wie du ihn berechnen kannst und welche Besonderheiten gelten, wenn ein Arbeitsverhältnis endet. Zudem zeigen wir dir, wie FixPlaner die Urlaubsplanung sowie die Dokumentation deiner verbleibenden Urlaubstage erleichtert.

Disclaimer: Alle Informationen dienen der allgemeinen Orientierung, ersetzen aber keine individuelle Rechtsberatung.

Kalender mit markierten Urlaubstagen

Rechtliche Vorgaben & praktische Tipps rund um Resturlaub.


Gesetzlicher Urlaubsanspruch: Die Basis


Laut Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) beträgt der gesetzliche Mindesturlaub bei einer 6-Tage-Woche jährlich 24 Tage. Bei einer 5-Tage-Woche sind es 20 Tage. Viele Unternehmen gewähren ihren Beschäftigten jedoch zusätzliche Urlaubstage, um Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitgeberattraktivität zu steigern.

Auch Teilzeit- und Minijob-Kräfte haben den gleichen Anspruch, angepasst an ihre tatsächlichen Arbeitstage pro Woche. Kurz gesagt: Jeder Arbeitstag in der Woche erhöht das Urlaubsbudget um einen gewissen Quotienten. Details können im Arbeits- oder Tarifvertrag abweichend festgelegt sein.



Resturlaub: Wie kommt es dazu?

Resturlaub bezeichnet die Tage, die Mitarbeitende innerhalb eines Jahres nicht genommen haben, obwohl sie ihnen zugestanden hätten. Gründe dafür sind zum Beispiel:

  • Krankheit oder andere persönliche Umstände, die den geplanten Urlaub unmöglich gemacht haben
  • Betriebliche Erfordernisse, z. B. Personalmangel oder strikte Projektphasen, in denen Urlaub nicht gestattet wird
  • Ein Arbeitsverhältnis endet im laufenden Jahr, und noch nicht genommene Tage verbleiben

Typischerweise verfällt der Resturlaub, wenn er nicht bis zum 31. Dezember genommen wird, es sei denn, betriebliche oder private Gründe rechtfertigen eine Übertragung ins Folgejahr. Dann ist der 31. März die nächste Deadline.




Resturlaub ins nächste Jahr mitnehmen?

Laut Gesetz ist ein Übertrag nur möglich, wenn triftige Gründe vorliegen, etwa Krankheit (arbeitsunfähig) oder betriebliche Engpässe. Dann musst du die Tage normalerweise bis zum 31. März des Folgejahres nehmen. Danach verfallen sie in der Regel.

Sonderregel Probezeit: Beginnt ein neues Arbeitsverhältnis beispielsweise im Oktober, entsteht anteilig Urlaub. Häufig sind die ersten 6 Monate Sperrfrist oder nur eingeschränkte Urlaubnahme möglich. Nicht beanspruchte Tage können später eingesetzt werden, sofern das Arbeitsverhältnis bestehen bleibt. Mehr Infos findest du in unserem Artikel zur Kündigung in der Probezeit.

Elternzeit & Mutterschutz: Für den Zeitraum eines Mutterschutzes oder Elternzeit entsteht meist kein weiterer Urlaubsanspruch. Dennoch kann vorher angesammelter Urlaub auf die Zeit nach der Elternzeit übertragen werden, ohne dass er sofort verfällt.




Resturlaub bei Ende des Arbeitsverhältnisses

Wenn ein*e Mitarbeiter*in kündigt oder gekündigt wird, stellt sich die Frage: „Was passiert mit den verbliebenen Urlaubstagen?“. Grundsätzlich müssen Arbeitgeber den Resturlaub während der Kündigungsfrist gewähren. Ist das aufgrund von personellen Engpässen oder betrieblichen Gründen nicht möglich, muss der Urlaub ausgezahlt werden (Urlaubsabgeltung).

Ob alle Urlaubstage im vollen Umfang zustehen, hängt unter anderem davon ab, zu welchem Zeitpunkt im Kalenderjahr das Arbeitsverhältnis endet. Häufig erfolgt eine monatsweise Berechnung.




Resturlaub berechnen: Schritt für Schritt

Die Formel zur Ermittlung deines Resturlaubs ist relativ einfach:

  • Errechne deinen gesamten Jahresurlaubsanspruch (gesetzlich + vertraglich vereinbarte Tage).
  • Ziehe davon die bereits genommenen Urlaubstage ab.
  • Im Falle einer Kündigung: Wende die anteilige Formel an. Beispiel: Bei 5 Tagen Urlaub pro Jahr pro Arbeitsmonat (5/12 pro Monat) und 6 gearbeiteten Monaten stünden dir 2,5 Tage * 6 = 15 Tage zu.

Beispiel: Luisa hat bei einer 5-Tage-Woche 25 Urlaubstage im Jahr. Sie hat bis Oktober bereits 15 Tage genommen, wechselt aber zum 1. November den Arbeitgeber. Anteilig hätte sie für 10 Monate (Jan – Okt) 25/12 * 10 = 20,8 Tage, gerundet auf 21. Da sie 15 bereits verbraucht hat, bleiben 6 Tage Resturlaub. Diese sollten, sofern möglich, innerhalb der Kündigungsfrist genommen oder ausbezahlt werden.




FixPlaner: Urlaubsverwaltung leicht gemacht

Mit FixPlaner kannst du den Urlaubsstand und Resturlaub deines Teams jederzeit digital übersichtlich abrufen. Unser Abwesenheitsverwaltungs-System zeigt dir, wie viele Tage pro Mitarbeiter*in noch zur Verfügung stehen und wann Fristen drohen. Weitere Vorteile:

  • Sofort-Übersicht: Offene und genommene Tage im Kalender ersichtlich
  • Automatische Warnmeldungen: Erinnerungen, wenn Resturlaub bald verfällt
  • Nahtlose Integration: Verknüpfung mit Arbeitszeitkonten, Schichtplanung und Abwesenheitsverwaltung

So stellst du sicher, dass niemand auf wertvolle Tage verzichtet und dass dein Betrieb rechtlich auf der sicheren Seite bleibt.

Häufig gestellte Fragen zum Resturlaub

  • Kann Resturlaub verfallen?

    Ja. Normalerweise verfallen nicht genommene Tage mit Ablauf des Kalenderjahres. Ausnahmen sind Krankheit oder betriebliche Gründe, die eine Übertragung ins Folgejahr erlauben. Dann gilt in der Regel der 31. März als Grenze.

  • Der verbleibende Anspruch sollte innerhalb der Kündigungsfrist genommen werden. Ist das nicht möglich, erfolgt eine Auszahlung (Urlaubsabgeltung). Wie viele Tage zustehen, hängt vom bereits genommenen Urlaub und dem Arbeitszeitraum ab.

  • FixPlaner errechnet automatisiert, wie viele Tage pro Mitarbeiter*in noch offen sind. Du kannst Regeln hinterlegen, ab wann Urlaub verfallen soll, und das System informiert dich rechtzeitig – ideal, um Streitigkeiten und unnötige Auszahlungen zu vermeiden.




Fazit: Mit transparenter Planung kein Resturlaub-Chaos

Resturlaub ist kein notwendiges Übel, sondern in vielen Fällen einfach das Ergebnis unvorhergesehener Ereignisse oder betrieblicher Engpässe. Wer jedoch Fristen und berechtigte Gründe berücksichtigt, kann übrig gebliebene Tage problemlos ins nächste Jahr mitnehmen oder fair ausbezahlt bekommen.

FixPlaner nimmt dir dabei jede Menge Verwaltungsaufwand ab, indem du auf einen Blick siehst, wer wie viele Urlaubstage noch verfügbar hat und wann Fristen ablaufen. So vermeidest du Unsicherheit und stellst sicher, dass deine Mitarbeitenden ihren Urlaubsanspruch bestmöglich nutzen können.

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