FixPlaner Mitarbeiterverwaltung
Mitarbeiterdaten und Personalunterlagen an einem Ort
Pflegen Sie Stammdaten, Arbeitszeitmodelle, Qualifikationen, Urlaubskonten und Dokumente zentral. Neue Mitarbeitende erhalten ihren Zugang direkt aus FixPlaner.
Einblicke
Mitarbeitende anlegen und Angaben später ergänzen
Ein strukturierter Dialog führt durch persönliche Daten, Kontakt, Anstellung sowie Arbeitszeit und Urlaub.
Anlegen und Bearbeiten bleiben derselbe klare Ablauf
Pflichtangaben sind sofort sichtbar. Weitere Informationen lassen sich abschnittsweise öffnen und auch später vervollständigen.
- 1Persönliche InformationenName und grundlegende Stammdaten erfassen.
- 2Kontakt und AdresseErreichbarkeit und Anschrift getrennt ergänzen.
- 3Anstellung und ArbeitszeitBeschäftigung, Wochenstunden und Urlaub hinterlegen.
Mitarbeiter-Profile
Alle Daten zentral an einem Ort
Jeder Mitarbeiter hat ein vollständiges Profil mit allen relevanten Informationen – von persönlichen Daten bis zu Arbeitszeitmodellen.
- Persönliche Informationen & Kontaktdaten
- Arbeitszeitmodell & Wochenstunden
- Urlaubsanspruch & Resturlaub
Digitale Personalakte
Dokumente direkt beim richtigen Mitarbeiter verwalten
Ergänzen Sie jedes Mitarbeiterprofil um eine strukturierte Personalakte. Verträge, Nachweise und weitere Unterlagen bleiben der Person zugeordnet und können gezielt freigegeben werden.
- Dokumente hochladen, suchen und nach Aktenteil filtern
- Auslaufende Qualifikationen und Nachweise erkennen
- Sichtbarkeit für Mitarbeitende je Dokument steuern
- Änderungen und Zugriffe nachvollziehbar halten
Urlaubsverwaltung
Urlaubskontingente im Griff
Verwalten Sie Urlaubsansprüche, erfassen Sie Korrekturen und behalten Sie den Überblick über verbrauchte und verbleibende Tage.
- Übersicht: Anspruch, verbraucht, verbleibend
- Korrekturen mit Begründung protokolliert
- Sonderurlaub separat erfassbar
Terminal-Integration
Zugänge für das Zeiterfassungs-Terminal verwalten
Weisen Sie bei Bedarf NFC-Chips, RFID-Karten oder persönliche PINs für das Standort-Terminal zu.
NFC-Chips zuweisen
Jeder Mitarbeiter kann beliebig viele NFC-Chips erhalten
RFID-Unterstützung (Android)
Kompatibel mit gängigen RFID-Karten und -Chips über externen USB-Reader
PIN-Alternative
Stempeln auch ohne Chip per persönlicher PIN möglich
Workflow
So funktioniert die digitale Personalakte
Mitarbeitende anlegen, Zugang senden und Daten direkt für Planung und Zeiterfassung nutzen.
Funktionen
Was Sie für ein aktuelles Teamverzeichnis brauchen
Stammdaten, Qualifikationen, Arbeitsmodelle, Urlaubskonten und Zugänge zentral verwalten.
Erfassen Sie neue Teammitglieder mit wenigen Klicks: Stammdaten, E-Mail-Adresse, Arbeitszeitmodell und Urlaubskontingent.
Skills & Abteilungen
Weisen Sie Abteilungen zu und verwalten Sie mehrere Skills pro Mitarbeiter, um in der Schicht- oder Urlaubsplanung gezielt filtern zu können.
Aktivierung & Deaktivierung
Behalten Sie die Übersicht über aktive und inaktive Mitarbeiter. Deaktivierte Mitarbeiter tauchen nicht mehr in Schicht- und Abwesenheitsplänen auf.
Versenden Sie Einladungs-E-Mails oder generieren Sie PINs für die Zeiterfassung am Terminal.
Was in der Verwaltung leichter wird
- Zentrale Datenhaltung: Alle Mitarbeiterdaten an einem Ort – übersichtlich, durchsuchbar und stets aktuell.
- Einladung per E-Mail: Neue Mitarbeitende erhalten ihre Zugangsdaten und schließen die Einrichtung selbst ab.
- Flexible Arbeitszeitmodelle: Vollzeit, Teilzeit, Minijob – definieren Sie individuelle Wochenstunden und Urlaubsansprüche.
- Skills & Qualifikationen: Weisen Sie mehrere Skills zu und filtern Sie bei der Schichtplanung nach Kompetenzen.
- Serverstandort Deutschland: Produktdaten werden verschlüsselt in deutschen Rechenzentren gespeichert.
Aktionen
Alle Aktionen auf einen Klick
Verwalten Sie jeden Mitarbeiter mit dem praktischen Kontextmenü
Bearbeiten
Stammdaten, Skills und Arbeitszeitmodelle anpassen
Einladen
E-Mail-Einladung mit Zugangsdaten versenden
NFC-Chips (Android)
Terminal-Chips zuweisen und verwalten
Urlaubstage
Kontingente anpassen und Korrekturen erfassen
PIN zurücksetzen
Neue PIN für Terminal-Anmeldung generieren
Historie
Änderungsverlauf nachvollziehen
Berechtigungen
Rollen & Berechtigungen
Klar definierte Zugriffsrechte für verschiedene Verantwortungsebenen
Mitarbeitende
Kann das eigene Profil einsehen, aber keine anderen Datensätze verändern.
Teamleitung
Erstellt und bearbeitet Mitarbeiterdaten innerhalb der eigenen Abteilung(en).
Manager
Volle Berechtigungen für alle Mitarbeiter, Abteilungen und Standorte.
Admin
Legt Systemrechte fest, verwaltet globale Einstellungen.
DATEV Integration
Daten für DATEV LODAS vorbereiten
Bereiten Sie relevante Mitarbeiter- und Zeitdaten für die Weiterverarbeitung in DATEV LODAS vor. So reduzieren Sie doppelte Eingaben und unnötige Übertragungsarbeit.
- Mitarbeiterstammdaten → DATEV: Name, Personalnummer, Abteilung
- Arbeitszeitkonten → DATEV: Ist-/Soll-Arbeitszeit, Differenz
- Urlaubs- & Fehlzeiten → DATEV: Mit Genehmigungsstatus
- Überstunden & Zuschläge: Automatisch berechnet
Zeit sparen
Keine manuelle Übertragung mehr
Vor Export prüfen
Hinweise vor dem Export
Sicher
Verschlüsselte Übertragung
Konsistent
Zentral gepflegt und nachvollziehbar
FAQ
Häufig gestellte Fragen zur digitalen Personalakte
Kann jeder Mitarbeiter beliebig viele Skills haben?
Ja, FixPlaner unterstützt Mehrfach-Skills. Beim Anlegen oder Bearbeiten wählen Sie die gewünschten Skills über eine Dropdown-Liste aus.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter die Firma verlässt?
Sie können den Mitarbeiter entweder ganz löschen oder einfach deaktivieren. Inaktives Personal erscheint nicht mehr in Schicht- oder Abwesenheitsplänen, bleibt aber in der Historie für Auswertungen nachvollziehbar gespeichert.
Ist eine E-Mail-Adresse zwingend erforderlich?
Nein, Sie können Mitarbeiter auch ohne E-Mail-Adresse anlegen. Dann erhält diese Person allerdings keine Einladungs-Mail und keinen Login. Sie kann jedoch von Teamleitern oder Managern in Schichten und Abwesenheiten eingeplant werden.
Können Mitarbeiter ihre eigenen Daten bearbeiten?
Mitarbeitende können – abhängig von den vergebenen Rechten – persönliche Kontaktdaten anpassen. Abteilungen, Qualifikationen und Arbeitszeitmodelle pflegen Teamleitung oder Administration.
Wie funktioniert die NFC-Chip Zuweisung?
Über das Drei-Punkte-Menü können Sie NFC-Chips verwalten wählen. Dort scannen Sie neue Chips ein oder geben die Chip-ID manuell ein. Ein Mitarbeiter kann mehrere Chips besitzen - ideal für Ersatzkarten. Hinweis: Die NFC/RFID-basierte Zeiterfassung ist auf Android-Geräten mit externem USB-RFID-Reader verfügbar. Auf iOS erfolgt die Identifikation über eine persönliche PIN.
Was gehört in die digitale Personalakte von FixPlaner?
Neben Stammdaten, Abteilungen, Qualifikationen, Arbeitszeitmodellen und Urlaubskonten können Sie Personalunterlagen in strukturierten Aktenteilen organisieren – etwa Verträge, Onboarding-Dokumente, Qualifikationsnachweise, Unterweisungen und Austrittsunterlagen.
Können Mitarbeitende ihre Personalunterlagen selbst abrufen?
Ja. Dokumente, die für die betroffene Person freigegeben wurden, erscheinen mobil unter „Meine Dokumente“. Dort können Mitarbeitende ihre Unterlagen einsehen und herunterladen.
Ist eine digitale Personalakte Pflicht?
Ob und wie Personalunterlagen aufbewahrt werden müssen, hängt von Dokumentart und rechtlichen Vorgaben ab. FixPlaner unterstützt die digitale Organisation; ein betriebliches Berechtigungs-, Aufbewahrungs- und Löschkonzept ersetzt die Software nicht.
Das verbundene System
Das Mitarbeiterprofil ist die gemeinsame Klammer
Rollen, Zuordnungen und Stammdaten bilden den Bezugspunkt für Dienstplan, Aufgaben, Arbeitszeit, Abwesenheiten, Verfügbarkeiten, Dokumente und mobile Self-Services. Freigegebene Angaben wie Adresse, IBAN oder Kontakt können Mitarbeitende selbst pflegen.
Antippen: was hängt damit zusammen?
Mitarbeiter: 3 von 13 Verbindungen hervorgehoben.
- Verfügbarkeit Schichtplanung Der Plan kennt die Zeiten, die das Team angegeben hat.
- Abwesenheit Schichtplanung Meldet sich jemand krank, ist die Schicht sofort als offen zu sehen.
- Abwesenheit Aufgaben Aufgaben gehen nicht an jemanden, der frei oder krank ist.
- anMitarbeiter Schichtplanung Jede Schicht hängt an einer echten Person mit ihren Qualifikationen.
- anMitarbeiter Aufgaben Jede Aufgabe hat eine zuständige Person — nicht nur einen Namen auf Papier.
- anMitarbeiter Dokumente Jedes Dokument liegt in der Akte der richtigen Person.
- Schichtplanung Aufgaben Eine Aufgabe kann direkt zu einer Schicht gehören — etwa „Teig ansetzen, Frühschicht“.
- Schichtplanung Mitarbeiter-App Der fertige Plan erscheint auf dem Handy. Kein Aushang, kein Anruf.
- Aufgaben Mitarbeiter-App Jeder sieht auf dem Handy, was er heute zu tun hat.
- Dokumente Mitarbeiter-App Freigegebene Unterlagen kann die Person selbst im Handy öffnen.
- Mitarbeiter-App Zeiterfassung Ein- und Ausstempeln am Handy erzeugt die Stunden von selbst.
- Zeiterfassung Dashboard Die erfassten Stunden stehen in der Übersicht — ohne Nachrechnen.
- Mitarbeiter-App Schichtplanung Sagt jemand zu oder ab, steht das direkt im Plan.
Eine Person pflegen, alle Abläufe verbinden.
Mitarbeiter ansehenPersönlicher Mitarbeiterbereich
Eine App pro Mitarbeiter – mit direktem Rückkanal
Das Unternehmen stellt Arbeit und Informationen bereit. Jede Person sieht nur ihren Kontext, handelt selbst und meldet den aktuellen Stand zurück.Mit dem Unternehmen synchronisiert
Verwandte Module
Diese Funktionen greifen direkt ineinander
Mitarbeiterdaten, Qualifikationen und Arbeitsmodelle stehen Planung, Zeit und Urlaub gemeinsam zur Verfügung.
Für Ihre Branche
Welche Mitarbeiterdaten wirklich gebraucht werden, hängt vom Betrieb ab:
Ehrlich gesagt
FixPlaner ist neu — und das sagen wir offen.
Wir suchen gerade die ersten Betriebe, die mitgestalten wollen. Dafür bekommen Sie, was später keiner mehr bekommt:
- Direkter Kontakt zum Entwicklerteam statt Support-Warteschlange — Sie sprechen mit den Leuten, die die Software bauen.
- Funktionswünsche, die wirklich einfließen Bei den ersten Kunden entscheidet Ihr Arbeitsalltag mit, was als Nächstes gebaut wird.
Das FixPlaner-TeamHamburg
Mitarbeiterdaten zentral und aktuell halten
Alle Mitarbeiterdaten, Skills und Qualifikationen zentral an einem Ort. Digital, übersichtlich und mit Serverstandort Deutschland. Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.
Produktdaten auf Servern in Deutschland