FixPlaner - Anweisungen in Gruppenchats, Zettel am Kühlschrank
- „Hat das gestern jemand gemacht?“
- Aufgaben an Personen, die im Urlaub sind
- Kontrolllisten auf Papier, unauffindbar bei der Prüfung
Aufgabenverwaltung
Aufgabenverwaltung, die weiß, wer heute da ist
FixPlaner verbindet Aufgaben mit Dienstplan, Schicht und Abwesenheiten. Weisen Sie Aufgaben an Personen, Teams, Qualifikationen oder konkrete Schichten zu – mit Checklisten, Nachweisen und einem lückenlos nachvollziehbaren Verlauf.
3 Arten der ZuweisungWiederkehrende AufgabenFoto-NachweiseOffline nutzbar
14 Tage alle Funktionen testen Keine Kreditkarte Kein automatischer Bezahlstart Produktdaten in Deutschland
- Jede Aufgabe hat genau eine Zuständigkeit
- Verlauf mit Zeit und Person, nur ergänzbar
- Abwesenheiten und Schichten sind Teil des Kontextes
- Nachweise und Export auf Knopfdruck
Für operative Schichtarbeit entwickelt – mit klaren Zuständigkeiten und ohne unnötige Projektmanagement-Komplexität.
Ein verbundenes System
Dienstplan, Aufgabe und Nachweis greifen ineinander
Informationen werden einmal gepflegt und stehen dort bereit, wo sie für die Ausführung gebraucht werden.
FixPlaner kennt Schichten, Zuständigkeiten und genehmigte Abwesenheiten.
Person, Team, Qualifikation oder Schicht erhalten eine eindeutige Aufgabe.
Das Team arbeitet mobil; Status, Werte und Nachweise fließen zurück.
Zuweisung verstehen
Drei Arten, Aufgaben eindeutig zuzuweisen
Fest an eine Person, offen im Aufgaben-Pool oder als eigene Kopie pro Person: Die Zuweisung bestimmt Sichtbarkeit, Verantwortung und Auswertung.
Ziel wählen
Abteilung Küche
Person, Abteilung, Qualifikation oder Schicht
Wer sieht was
- Clara Neumannzuständig
- Bernd Schmittsieht sie
- Kevin Schulzsieht sie
- Fatima Demirsieht sie
Übernimmt jemand, verschwindet sie bei den anderen aus dem Topf.
Die Gruppe sieht sie, eine Person übernimmt
Wer Zeit hat, übernimmt – danach ist die Zuständigkeit eindeutig.
- Sichtbarkeit
- Alle Mitglieder des gewählten Kreises
- Zuständigkeit
- Wer zuerst übernimmt – parallele Versuche werden abgewiesen
- Fortschritt
- Eine Aufgabe, ein Ergebnis
- Typisch dafür
- Lieferung annehmen, Kasse abrechnen, Kühlraum prüfen
Eine Aufgabe hat immer genau eine Zuständigkeit. Mehrere Personen auf derselben Aufgabe gibt es bewusst nicht – dafür ist „Pro Kopf“ da.
Vier Ziele – FixPlaner zeigt, wer tatsächlich zuständig ist
Namentlich zugewiesen. Zuständigkeit steht sofort fest, ohne Übernahme-Schritt.
Alle Mitglieder des Bereichs sehen sie – unabhängig davon, wer heute eingeplant ist.
Nur Träger der Qualifikation im erlaubten Bereich, etwa „Ersthelfer“ oder „Gabelstaplerschein“.
Die Besetzung einer konkreten Schicht. Wechselt die Besetzung, wechselt die Sichtbarkeit mit.
Vor dem Speichern
Sie sehen namentlich, wer die Aufgabe bekommt
Vor dem Speichern zeigt FixPlaner namentlich, wer die Aufgabe erhält. Ist niemand berechtigt oder verfügbar, werden Sie sofort gewarnt – bevor eine Aufgabe ohne Empfänger entsteht.
- Namentliche Vorschau vor dem Speichern
- Warnung, wenn niemand die Aufgabe sehen würde
- Nur Personen, für die Sie berechtigt sind
- Aufgaben-Pool oder eigene Kopie je Person
Der Weg einer Aufgabe
Von offen bis belegt – jeder Schritt bleibt nachvollziehbar
Der Verlauf wird ergänzt, nicht überschrieben. Auch Korrekturen und Ablehnungen bleiben sichtbar.
Ziel, Frist und Checkliste stehen fest.
Übernehmen, prüfen und Nachweise erfassen.
Optional nach dem Vier-Augen-Prinzip freigeben.
Verlauf und Nachweise bleiben abrufbar.
Wiederkehrende Abläufe
Wiederkehrende Aufgaben werden zu prüfbaren Terminen
Aus einer Vorlage entstehen Aufgaben mit Rhythmus und Zeitfenster – sichtbar, fällig, erledigt oder nachvollziehbar verpasst.
Täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich oder nach der letzten Erledigung.
Sichtbar ab, fällig um und optional mit Ablaufzeit.
Feiertage, Schließtage und ausgesetzte Termine verfälschen die Quote nicht.
Checklisten & Nachweise
Ein Haken allein ist kein Nachweis
Checklisten können Messwerte, Auswahlfelder, Text, Datum oder Fotos verlangen. Fehlt ein Pflichtnachweis, bleibt die Erledigung gesperrt – sichtbar und begründet.
7 FeldtypenBedingte PunkteFoto-Prüfung
- Pflicht-Punkte sperren die Erledigung, solange sie offen sind
- Bedingungen fordern bei Abweichung einen zusätzlichen Nachweis
- Fotos werden vor dem Speichern technisch geprüft
- Nachweise und Verlauf bleiben gemeinsam abrufbar
Abweichung wird zur Handlung, nicht zur Notiz
Liegt ein Messwert außerhalb der Grenzen, bleibt er dokumentiert. Die Aufgabe wird als abweichend markiert und kann gezielt nachbearbeitet werden.
Abnahme im Vier-Augen-Prinzip
Wo „gemacht“ nicht genügt, prüft eine berechtigte Person das Ergebnis. Eine Ablehnung öffnet die Aufgabe mit Begründung erneut; der bisherige Verlauf bleibt erhalten.
Für Führungskräfte
Vier Blickwinkel auf dieselben Aufgaben
Liste, Board, Tagesansicht und gespeicherte Filter beantworten unterschiedliche Fragen – ohne den gemeinsamen Aufgabenstand zu verändern.
Nach Fälligkeit gruppiert: überfällig, zur Abnahme, heute, diese Woche, später, ohne Termin, verpasst, erledigt.
Sechs Handlungsspalten statt Statusnamen: Sofort · Heute · In Arbeit · Hängt · Geplant · Zur Abnahme.
Aufgaben auf der Stundenachse mit Jetzt-Marke; Aufgaben ohne Uhrzeit stehen am Ende.
Kennzahlen als klickbare Filter, eigene Sichten speichern, nach Bereich, Person, Label und Status eingrenzen.
Viele Aufgaben in einem Zug
Bei Krankheit oder verschobenen Lieferungen lassen sich mehrere Aufgaben gemeinsam neu zuweisen, verschieben oder archivieren. Das Ergebnis bleibt je Aufgabe sichtbar.
- Umhängen auf eine andere Person oder einen anderen Bereich
- Fristen verschieben
- Archivieren oder Labels setzen
Für die Schicht
Sehen, übernehmen, abhaken – auch ohne Empfang
Die mobile Ansicht ist auf wenige, klare Handgriffe reduziert. Eigene Aufgaben und der offene Aufgaben-Pool bleiben übersichtlich; unterstützte Aktionen werden offline gepuffert und später übertragen.
Eigener App-TabOffline-PufferGeräte im Team
- Gruppen „Diese Schicht“, „Heute“, „Später“ und Aufgaben-Pool
- Aufgaben zum Schichtbeginn direkt beim Einstempeln
- Geteiltes Tablet: die abhakende Person wird eindeutig festgehalten
- Doppelte Übertragung erzeugt keinen zweiten Eintrag
Der Dienstplan bleibt die Wahrheit – auch für Aufgaben
Eine noch nicht übernommene Schichtaufgabe wird für die neue Besetzung sichtbar. Wer übernommen hat, bleibt zuständig – oder gibt die Übernahme zurück.
Offene Aufgaben fallen in den Aufgaben-Pool der Abteilung. Erledigte bleiben historisch erhalten.
Liegen offene Aufgaben im Zeitraum, wird darauf hingewiesen. Umgehängt wird bewusst von Hand – nicht still im Hintergrund.
Nachhalten ohne Nachlaufen
Das System erinnert – aber es trommelt nicht
Meldungen sind so gebaut, dass sie nicht abgeschaltet werden müssen: gezielt, gedeckelt und ohne Aufgabeninhalte im Meldungstext.
Einmalig im eingestellten Vorlauf.
Gezielt an die verantwortliche Leitung.
Mit Grund melden; die Aufgabe bleibt offen und sichtbar.
Nachweisführung
Am Ende zählt, was Sie belegen können
Erfüllungsquote, Verlauf und Export machen sichtbar, was erledigt, verpasst oder begründet ausgesetzt wurde.
Warum die Quote belastbar ist
- Ausgesetzte Tage tauchen in keinem Nenner auf – ein Feiertag senkt die Quote nicht
- Erzeugte Termine sind unveränderliche Momentaufnahmen; eine geänderte Vorlage wirkt erst künftig
- Teil-Erledigungen werden getrennt vom vollständigen Abschluss ausgewiesen
- Der Verlauf ist nur ergänzbar – auch Korrekturen bleiben sichtbar
FixPlaner liefert die technische Grundlage. Welche Kontrollen Ihr Betrieb braucht und wie lange aufbewahrt wird, legen Sie nach Ihren rechtlichen und betrieblichen Vorgaben fest.
Wenn es größer wird
Kontrolle und Automatisierung für wachsende Betriebe
Zusatzfunktionen verbinden Aufgaben über Teams, Standorte und eigene Systeme hinweg.
Nachfolgeaufgaben starten erst, wenn die Voraussetzung erfüllt ist.
Rückfragen bleiben mit der Aufgabe und ihrem Kontext verbunden.
Bei Überfälligkeit, Problemen oder Erledigung gezielt reagieren.
Kühlhaus, Fahrzeug oder Maschine scannen und passende Aufgaben öffnen.
Rechte & Datenschutz
Sichtbarkeit ist keine Nebensache
Aufgaben können sensible Informationen enthalten. Deshalb werden Rechte für eigene, Team- und unternehmensweite Aufgaben getrennt vergeben und serverseitig geprüft.
- Drei Stufen je Recht: eigene · Team · alle
- Getrennt für Ansehen, Anlegen, Bearbeiten, Erledigen und Archivieren
- Sonderrechte für Zuweisen an andere, Routinen und Compliance
- Meldungen enthalten keine Aufgabentexte
- Auswertungen bleiben ohne Personen-Ranglisten
Eigene AufgabenTeam-AufgabenAlle Aufgaben
In der Praxis
Dieselbe Mechanik, ganz unterschiedliche Aufgaben
Sechs Beispiele, wie Verteilart, Nachweis und Rhythmus typischerweise zusammenspielen.
Kühlketten-Kontrolle als tägliche Routine mit Zahlwert und Foto, Zeitfenster 06:00–11:00, Ziel: Abteilung Küche als Topf.
Branchenseite ansehenObjektrundgang mit QR-Aufkleber je Bereich, Checkliste pro Raum, Abnahme durch die Objektleitung.
Branchenseite ansehenUnterweisung bestätigen pro Kopf an alle Filialkräfte, mit einem gemeinsamen Fortschritt für die Zentrale.
Branchenseite ansehenFahrzeugcheck zum Schichtbeginn, Ziel: Schichtbesetzung, Mängel erzeugen automatisch eine Folgeaufgabe für die Werkstatt.
Branchenseite ansehenSchichtübergabe mit Sicherheitsprüfung, Materialstatus und Pflichtnotiz; offen gebliebene Punkte gehen an die nächste Schicht.
Branchenseite ansehenDienstübergabe mit Schlüsselstatus, Objektaufgaben und Abschlussroutine, sichtbar für Wachpersonal und Disposition.
Branchenseite ansehenUmfang je Tarif
Was in welchem Tarif enthalten ist
Starter deckt den vollständigen Aufgabenablauf ab; Plus ergänzt Routinen, Pro die erweiterten Nachweise und Integrationen.
Aufgaben
Der vollständige Arbeitsablauf
- Anlegen, zuweisen, übernehmen und erledigen
- Alle drei Arten der Zuweisung und alle Zieltypen
- Checklisten, Nachweise und Vier-Augen-Freigabe
- Kommentare, Erinnerungen und Verlauf
- Mobil und offline unterstützt
Routinen & Vorlagen
Wiederkehrendes automatisch erzeugen
- Routinen mit Rhythmus und Zeitfenster
- Aufgabenvorlagen für den schnellen Start
- Aufgaben zum Schichtbeginn
- Offener Aufgaben-Pool
Compliance & Nachweis
Belegen, was gemacht wurde
- Erfüllungsberichte mit Vorperioden-Vergleich
- Aufschlüsselung bis zur einzelnen Aufgabe
- Export als PDF, CSV und XLSX
- Objekte mit QR- und NFC-Kennzeichnung
Im Spark-Tarif ist die Aufgabenverwaltung nicht enthalten. Alle Tarife und Preise ansehen
FAQ
Häufige Fragen zur Aufgabenverwaltung
Was ist die Aufgabenverwaltung in FixPlaner?
FixPlaner verbindet operative Aufgaben mit Dienstplan, Mitarbeitenden, Qualifikationen und Abwesenheiten. Aufgaben können an eine Person, ein Team, eine Qualifikation oder eine konkrete Schicht gehen und mobil mit Checklisten und Nachweisen erledigt werden.
Wie werden Aufgaben zugewiesen?
Sie wählen Person, Abteilung, Qualifikation oder Schicht und anschließend eine Zuweisungsart: fest an eine Person, offen im Aufgaben-Pool oder als eigene Kopie pro Person. Vor dem Speichern zeigt FixPlaner namentlich, wer die Aufgabe sehen wird.
Können Aufgaben ohne Internetverbindung erledigt werden?
Zuletzt geladene eigene und übernommene Aufgaben bleiben lesbar. Unterstützte Aktionen wie Übernehmen, Abhaken, Erledigen und „Problem melden“ werden gepuffert und später übertragen. Für das Hochladen von Fotos ist eine Verbindung erforderlich.
Wie funktionieren wiederkehrende Aufgaben (Routinen)?
Eine Routine ist eine Vorlage mit Rhythmus und Zeitfenster. Daraus entstehen einzelne, prüfbare Aufgaben. Feiertage, Schließtage und definierte Ausnahmen können berücksichtigt werden; Änderungen an der Vorlage wirken auf künftige Termine.
Wie werden Nachweise erfasst und wie sicher sind sie?
Checklisten können Abhaken, Zahl, Auswahl, Text, Datum, Ja/Nein oder Foto verlangen. Pflichtnachweise sperren die Erledigung, solange sie fehlen. Fotos werden vor dem Speichern technisch geprüft und gemeinsam mit dem Aufgabenverlauf abrufbar gehalten.
Was ist die Abnahme im Vier-Augen-Prinzip?
Aufgaben können so angelegt werden, dass die Meldung „erledigt“ noch nicht der Abschluss ist. Sie erhalten den Zustand „wartet auf Abnahme“; eine berechtigte Person nimmt ab oder lehnt ab. Eine Ablehnung öffnet die Aufgabe wieder, der bisherige Verlauf bleibt vollständig erhalten.
In welchen Tarifen ist die Aufgabenverwaltung enthalten?
Der vollständige Arbeitsablauf ist ab Starter enthalten. Routinen, Vorlagen, Schichtstart-Aufgaben und der offene Aufgaben-Pool kommen ab Plus hinzu. Compliance-Berichte, Export und die QR-/NFC-Kennzeichnung von Objekten sind Pro vorbehalten. Im Spark-Tarif ist die Aufgabenverwaltung nicht enthalten.
Ersetzt FixPlaner eine HACCP- oder Arbeitsschutzdokumentation?
FixPlaner liefert die technische Grundlage: geplante Kontrollen, erfasste Werte, Nachweise und einen nicht überschreibbaren Verlauf samt Export. Welche Kontrollen nötig sind, wie lange Sie aufbewahren und was fachlich zu dokumentieren ist, legen Sie nach Ihren betrieblichen und rechtlichen Anforderungen fest.
Aufgaben, Dienstplan und Zeiterfassung in einem System
Testen Sie die Aufgabenverwaltung mit Ihren eigenen Abteilungen – oder sehen Sie sich zuerst ohne Anmeldung an, wie sie im Betrieb aussieht.
Produktdaten auf Servern in Deutschland