Dokumentenmanagement

Die digitale Personalakte, die mit dem Arbeitsalltag verbunden ist

Digitale Personalakte mit Aktenteilen, Suche, Gültigkeitsfilter und Dokument-Upload
Mobile Ansicht Meine Dokumente mit freigegebenen Nachweisen
Büro ↔ Mitarbeitende

Verträge, Nachweise und Personalunterlagen strukturiert ablegen, gezielt freigeben und für Mitarbeitende mobil bereitstellen – direkt neben Stammdaten, Planung, Zeit und Urlaub.

7 AktenteileRechte & FreigabenMeine Dokumente

Das verbundene System

Dokumente bleiben mit Mitarbeiter und App verbunden

Unterlagen liegen strukturiert in der digitalen Personalakte. Freigegebene Dateien erscheinen für die zugeordnete Person unter „Meine Dokumente“ in der Mitarbeiter-App.

Ihr VorteilUnterlagen gezielt bereitstellen statt per E-Mail verteilen
KI-Steuerung für das ganze SystemBeschreiben. Vorschlag prüfen. Bestätigen.KI-Assistent
1Wer kann arbeiten?Freie Zeiten, Urlaub, Krankmeldung
2Wer macht was?Dienstplan und Aufgaben
3Das Team legt losAlles auf dem Handy
4Was war wirklich?Stunden und Übersicht
Linien
Die Linien zeigen, welche Information von selbst weitergegeben wird. Sie tragen etwas einmal ein — überall sonst ist es schon bekannt.

Antippen: was hängt damit zusammen?

Dokumente

Dokumente: 2 von 13 Verbindungen hervorgehoben.

Gezielt bereitstellen statt per E-Mail.

Dokumente ansehen

Persönlicher Mitarbeiterbereich

Eine App pro Mitarbeiter – mit direktem Rückkanal

Das Unternehmen stellt Arbeit und Informationen bereit. Jede Person sieht nur ihren Kontext, handelt selbst und meldet den aktuellen Stand zurück.
Das Unternehmen stellt bereit Schichten Aufgaben Dokumente
Der Mitarbeiter meldet zurück Zu- oder Absage Zeiten & Verfügbarkeit Anträge & Status

Ein System, zwei Perspektiven

Unterlagen dort, wo beide Seiten sie brauchen

Personalverantwortliche organisieren die Akte im Web. Mitarbeitende erhalten freigegebene Dokumente in ihrer mobilen Self-Service-Ansicht.

01 Arbeitgeber

Personalakte im Web verwalten

Dokumente nach Personalaktenteilen strukturieren, durchsuchen und mit Metadaten versehen.

  • Vertrag, Onboarding, Qualifikation, Unterweisung und weitere Bereiche
  • Gültigkeitsdaten und auslaufende Nachweise erkennen
  • Sichtbarkeit und Einzelfreigaben steuern
  • Änderungen und Zugriffe nachvollziehen
02 Mitarbeitende

„Meine Dokumente“ mobil öffnen

Freigegebene Unterlagen ohne Rückfrage im Büro finden und sicher herunterladen.

  • Eigene Dokumente übersichtlich gebündelt
  • Nach Kategorien filtern
  • Gültigkeitsinformationen direkt sehen
  • Unterlagen hinzufügen, wenn der Prozess es erlaubt

All-in-One statt Tool-Inseln

Ein Datensatz arbeitet in allen Personalprozessen weiter

Mitarbeiterdaten werden nicht für jede Aufgabe neu erfasst. Planung, Zeit, Abwesenheiten und Dokumente greifen auf dieselbe Grundlage zu.

Ohne zentrale Lösung

Viele Ablagen, viele Übergaben

  • Dateien in E-Mail, Laufwerk und Papierakte
  • Doppelte Pflege von Mitarbeiterdaten
  • Rückfragen zu aktuellen Versionen
Mit FixPlaner

Ein nachvollziehbarer Personalprozess

  • Dokumente direkt der richtigen Person zugeordnet
  • Freigaben statt unkontrollierter Dateikopien
  • Self-Service entlastet Personalverantwortliche
Verbundener Arbeitsbereich

Aus Unterlagen werden Aufgaben – mit Nachweis

Unterweisung gelesen, Nachweis fotografiert, Kontrolle dokumentiert: Aufgaben verbinden die Akte mit der täglichen Umsetzung – zugewiesen an eine Person, eine Abteilung, eine Qualifikation oder eine konkrete Schicht.

Aufgabenverwaltung ansehen
Aufgabenübersicht mit Statusfiltern, Routinen, Zuweisungen und Fälligkeiten

FAQ

Häufige Fragen zum Dokumentenmanagement

Was ist das Dokumentenmanagement in FixPlaner?

Das Dokumentenmanagement ergänzt die Mitarbeiterverwaltung um eine digitale Personalakte. Unterlagen werden einer Person und einem Aktenteil zugeordnet und können – abhängig von den Rechten – hochgeladen, gesucht, heruntergeladen und verwaltet werden.

Welche Unterlagen lassen sich in der digitalen Personalakte organisieren?

Vorgesehen sind Bereiche für Vertrag und Stammdaten, Bewerbung und Eintritt, Qualifikationen, Unterweisungen, Gesundheit, Gespräche sowie Austritt. Welche Dokumente Sie dort ablegen, richtet sich nach Ihren internen Prozessen und rechtlichen Vorgaben.

Können Mitarbeitende ihre Dokumente selbst sehen?

Ja. Für Mitarbeitende freigegebene Unterlagen erscheinen in der mobilen Ansicht „Meine Dokumente“. Dort können sie Dokumente einsehen, herunterladen und – sofern freigeschaltet – eigene Unterlagen hinzufügen.

Sind sensible Unterlagen automatisch für alle sichtbar?

Nein. Sichtbarkeit und Aktionen richten sich nach den vergebenen Zugriffsrechten. Dokumente können gezielt für die betroffene Person oder weitere berechtigte Mitarbeitende freigegeben werden.

Ersetzt FixPlaner eine rechtliche Prüfung der Personalakte?

Nein. FixPlaner unterstützt die digitale Organisation und Nachvollziehbarkeit. Aufbewahrungsfristen, Löschkonzepte und zulässige Inhalte müssen Unternehmen passend zu ihren rechtlichen und betrieblichen Anforderungen festlegen.

Personalorganisation in einem System zusammenführen

Mitarbeiterdaten, Dokumente, Schichten, Zeiten und Abwesenheiten greifen in FixPlaner ineinander.

Produktdaten auf Servern in Deutschland