FixPlaner Dienstplanung mit KI-Unterstützung
Dienstplan per KI oder Drag & Drop erstellen
Beschreiben Sie Schichten per KI oder planen Sie direkt im Kalender. FixPlaner prüft Verfügbarkeiten – veröffentlicht wird erst nach Ihrer Freigabe.
Einblicke
Von der ersten Schicht bis zum veröffentlichten Plan
Planen, Besetzung prüfen, Vorschläge übernehmen und Änderungen mit dem Team teilen.
Analyse-Dashboard
Besetzung, Arbeitslast und offene Aufgaben im Blick
Planungsvorschläge
Besetzungsvorschläge auf Basis hinterlegter Angaben
Flexible Exporte
Excel, PDF oder PNG – Sie haben die Wahl
Besetzungsvorschlag
Passende Besetzung vorschlagen lassen
FixPlaner gleicht offenen Bedarf mit Verfügbarkeiten und Qualifikationen ab. Sie prüfen den Vorschlag und passen ihn vor der Veröffentlichung an.
- Offenen Bedarf mit Verfügbarkeiten abgleichen
- Qualifikationen bei der Auswahl berücksichtigen
- Vorschlag vor der Veröffentlichung anpassen
Schichtplan-Analyse
Volle Transparenz über Ihre Planung
Die Planungsübersicht zeigt Besetzungsgrad, geplante Stunden, Regelhinweise und – sofern gepflegt – geschätzte Kosten.
- Aktueller Besetzungsgrad
- Abteilungsverteilung visualisiert
- Hinweise auf hinterlegte Regeln prüfen
Export
Flexible Export-Optionen
Erstellen Sie Berichte in Excel, PDF oder als Bild – mit einem Klick
Excel-Export
Bearbeitbar mit Formeln und Diagrammen
PDF-Export
Druckbereit und universell teilbar
PNG-Export
Screenshot für schnelles Teilen
Details
Schichten im Detail verwalten
Alle Informationen auf einen Blick – von der Anforderung bis zur Besetzung
Schicht bearbeiten
Passen Sie Arbeitszeiten, Pausen und Zuweisungen direkt im Dialog an.
Schichtdetails
Sehen Sie alle Informationen zur Schicht und zum zugewiesenen Mitarbeiter.
Anforderungen definieren
Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter pro Position benötigt werden.
Schichtdichte-Heatmap
Visualisieren Sie die Personalverteilung über die Woche.
Ablauf
So funktioniert das Dienstplan Erstellen
Schichten anlegen, Besetzung prüfen und den fertigen Dienstplan veröffentlichen.
Funktionen
Was Sie für einen verlässlichen Dienstplan brauchen
Von der ersten Schicht bis zur Benachrichtigung des Teams bleibt alles in einem Ablauf.
Legen Sie neue Schichten an, bearbeiten oder löschen Sie bestehende – inklusive Pausenzeiten und Qualifikationsprüfung.
Markieren Sie Schichten als „offen", damit sich Ihre Mitarbeiter eigenständig bewerben können. Erleichtert die spontane Besetzung.
Lassen Sie sich eine Besetzung auf Basis hinterlegter Verfügbarkeiten und Qualifikationen vorschlagen. Prüfen Sie jede Zuweisung vor der Veröffentlichung.
Erstellen Sie Vorlagen, laden Sie Pläne als PNG herunter oder exportieren Sie sie als CSV. Analysieren Sie Auslastung & Schichtverteilung.
Was im Planungsalltag leichter wird
- Drag & Drop Planung: Schichten direkt im Kalender erstellen, verschieben und anpassen.
- Konflikthinweise: Das System weist auf Überschneidungen, fehlende Qualifikationen und hinterlegte Arbeits- oder Ruhezeitregeln hin.
- Besetzungsvorschläge: Lassen Sie passende Mitarbeitende auf Basis von Verfügbarkeiten und Bedarf vorschlagen.
- Benachrichtigungen nach Freigabe: Mitarbeitende werden über veröffentlichte Schichten oder Änderungen informiert.
- Planungsübersicht: Vergleichen Sie Besetzung, geplante Stunden, Kosten und Regelhinweise.
Darstellung der Mitarbeiter im Schichtenplaner
Links neben dem Kalender sehen Sie Ihr Team, gruppiert nach Abteilungen. Verfügbarkeit und geplante Stunden helfen bei der Auswahl für eine Schicht.
- Vollständiger Name: Der Vor- und Nachname des Mitarbeiters.
- Verfügbare Stunden: Die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter in der aktuellen Woche noch arbeiten kann.
- Qualifikation: Die spezifische Qualifikation des Mitarbeiters.
- Statusring: Ein farbiger Ring, der die prozentuale Auslastung anzeigt:
- Grün (80%): Noch ausreichend Kapazität.
- Gelb (80–100%): Nähert sich maximaler Kapazität.
- Rot (>100%): Überbucht.
Hinzufügen neuer Arbeitsschichten
Klicken Sie auf eine Kalenderzelle oder auf „Schicht hinzufügen“. Arbeitszeit, Pause, Aufgabe und benötigte Qualifikation tragen Sie im selben Dialog ein.
Prüfung vor der Zuweisung:
- Verfügbarkeit: Ob der Mitarbeiter im gewünschten Zeitraum verfügbar ist.
- Abwesenheit: Ob der Mitarbeiter nicht krank oder im Urlaub ist.
- Überlappende Schichten: Ob bereits eine andere Schicht eingeplant ist.
Schnelle Eingabe durch Drag-and-Drop: In der Tagesansicht können Sie durch Drag-and-Drop eine bestimmte Zeit für einen Mitarbeiter markieren. Das Pop-Up öffnet sich mit bereits ausgefüllten Feldern.
Verwaltung offener Schichten
Offene Schichten werden oben im Kalender angezeigt und sind grau dargestellt. Statt eines Mitarbeiternamens wird die Anzahl der Bewerber für diese Schicht angezeigt.
- Mitarbeiter können sich bewerben: Direkt über die App oder das Web-Portal.
- Schnelle Zuweisung: Wählen Sie aus den Bewerbern den passenden Mitarbeiter aus.
- Benachrichtigung nach Zuweisung: Der zugewiesene Mitarbeiter wird über die veröffentlichte Schicht informiert.
Farbkennzeichnung der Schichten:
- Blau: Geplant (noch nicht veröffentlicht)
- Grün: Akzeptiert (vom Mitarbeiter bestätigt)
- Grau: Offene Schicht (ohne Zuweisung)
Schichtplanung per Drag & Drop
FixPlaner unterstützt die Schichtplanung in Gastronomie, Handwerk, Facility Management und Gesundheitsbranche.
- Visuelle Wochenübersicht im Kalender
- Konflikthinweise vor der Freigabe
- Offene Schichten mit Bewerbungsfunktion
- Export als PDF oder Excel
Dienstplan Online erstellen: So gelingt die digitale Schichtplanung
Ein guter Dienstplan bringt betriebliche Anforderungen, Verfügbarkeiten und Qualifikationen zusammen. Mit FixPlaner legen Sie Schichten im Kalender an, ordnen Mitarbeitende per Drag & Drop zu und prüfen mögliche Überschneidungen vor der Veröffentlichung.
Im Vergleich zu Excel-Dienstplänen bietet ein digitaler Schichtplaner entscheidende Vorteile: FixPlaner macht Überschneidungen sichtbar und berücksichtigt hinterlegte Verfügbarkeiten. Nach der Freigabe werden Mitarbeitende über neue Schichten oder Änderungen informiert.
Schichtplaner für Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen
FixPlaner ist branchenübergreifend einsetzbar. In der Gastronomie lassen sich kurzfristige Planänderungen zentral teilen. Im Einzelhandel helfen offene Schichten bei der gezielten Neubesetzung. Im Gesundheitswesen können hinterlegte Qualifikationen sowie Arbeits- und Ruhezeitregeln bei der Prüfung des Plans berücksichtigt werden.
Arbeitszeitgesetz im Blick: Regelhinweise statt manueller Kontrolle
Beim Dienstplan erstellen behalten Sie Pausen- und Ruhezeiten leichter im Blick. FixPlaner weist auf hinterlegte Regeln zu Arbeits- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hin – etwa auf knappe Ruhezeiten zwischen zwei Schichten oder auf Überschneidungen mit bestehenden Einträgen. Die Hinweise unterstützen die Prüfung; die endgültige Entscheidung treffen Sie, bevor der Plan veröffentlicht wird.
Schichtvorlagen und wiederkehrende Dienstpläne
Wiederkehrende Abläufe müssen Sie nicht jede Woche neu anlegen. Aus bestehenden Schichten lassen sich Vorlagen ableiten, sodass ein neuer Dienstplan auf einer bewährten Struktur aufsetzt. Wer bisher mit einer Excel-Vorlage geplant hat, überträgt die gewohnte Logik in einen digitalen Schichtplaner – inklusive Export des fertigen Plans als Excel, PDF oder PNG.
FAQ
Häufig gestellte Fragen zum Dienstplan Erstellen
Können mehrere Personen gleichzeitig einer Schicht zugeordnet werden?
Ja. Bei der Schichterstellung können Sie entweder eine Person zuordnen oder, falls die Aufgabe es zulässt, mehrere Mitarbeiter parallel einteilen. Das System prüft dennoch die individuellen Verfügbarkeiten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Schicht ablehnt?
Lehnt ein Mitarbeiter seine Schicht ab, wird die Schicht entsprechend gekennzeichnet. Sie können die Schicht dann anderen Mitarbeitern zuweisen oder als offene Schicht deklarieren.
Können wir Schichtpläne exportieren oder drucken?
Absolut. Im Kalenderkopf gibt es einen Download-Button für PNG-Screenshots. Außerdem können Sie Excel- und PDF-Exporte generieren, die sich leicht ausdrucken oder weiterverarbeiten lassen.
Wie funktionieren automatische Besetzungsvorschläge?
FixPlaner gleicht offenen Bedarf mit hinterlegten Verfügbarkeiten und Qualifikationen ab. Sie prüfen den Vorschlag und können jede Zuweisung vor der Veröffentlichung anpassen.
Wie sehe ich, ob alle Schichten besetzt sind?
Die Planungsübersicht zeigt, wie viele Positionen bereits besetzt sind. Farbliche Markierungen machen offene oder knapp besetzte Zeiträume sichtbar.
Wie erstellt man einen Dienstplan online?
Legen Sie die benötigten Schichten im Kalender an und ordnen Sie Mitarbeitende per Drag & Drop zu. FixPlaner zeigt hinterlegte Verfügbarkeiten und mögliche Überschneidungen an. Nach Ihrer Prüfung veröffentlichen Sie den Plan für das Team.
Wie viele Schichten darf man hintereinander arbeiten?
FixPlaner kann bei der Planung auf hinterlegte Arbeitszeit-, Pausen- und Ruhezeitregeln hinweisen. Die arbeitsrechtliche Bewertung und korrekte Konfiguration bleiben Aufgabe des Betriebs.
Gibt es einen Schichtplaner kostenlos?
Sie können FixPlaner kostenlos testen. Der Einstieg ist ab 0,33 € pro Mitarbeiter und Monat bei jährlicher Zahlung möglich; aktuelle Tarife finden Sie auf der Preisseite.
Wie erstelle ich einen Dienstplan für meine Mitarbeiter?
Legen Sie Mitarbeiter und Schichtzeiten an, ordnen Sie Personen per Drag & Drop zu und prüfen Sie Verfügbarkeiten sowie sichtbare Konflikte. Anschließend veröffentlichen Sie den Plan und teilen die Änderungen mit Ihrem Team. Besetzungsvorschläge können Sie vor der Veröffentlichung anpassen.
Eignet sich FixPlaner für Gastronomie und Hotellerie?
Ja. Flexible Schichtzeiten, offene Schichten, Verfügbarkeiten per App und Hinweise auf hinterlegte Ruhezeitregeln unterstützen Betriebe mit häufig wechselnder Besetzung.
Verwandte Module
Diese Funktionen greifen direkt ineinander
Verfügbarkeiten, Abwesenheiten und erfasste Zeiten liefern die Grundlage für einen aktuellen Plan.
Verfügbarkeitsmanagement
Erfassen Sie Mitarbeiterverfügbarkeiten und Wunschschichten per Drag & Drop.
Abwesenheitsverwaltung
Urlaubsanträge, Krankheitstage und weitere Abwesenheiten im Plan sichtbar berücksichtigen.
Zeiterfassung
Vergleichen Sie geplante Schichten mit den erfassten Arbeitszeiten.
Dienstplan mit KI erstellen
Schichten per Sprache oder Text anlegen lassen – der KI-Assistent bereitet den Vorschlag vor, Sie bestätigen.
Wissen
Weiterführendes Wissen
Begriffe rund um Dienstplan und Schichtplanung – kompakt erklärt im FixPlaner-Glossar.
Dienstplan
Ein Dienstplan ist die zeitliche Zuordnung von Mitarbeitenden zu Schichten oder Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Planungszeitraums.
Zum GlossarRuhezeit
Die Ruhezeit ist die zusammenhängende arbeitsfreie Zeit zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten; nach ArbZG in der Regel mindestens 11 Stunden.
Zum GlossarSchichttausch
Ein Schichttausch ist der Wechsel einer zugeteilten Schicht zwischen zwei Mitarbeitenden, üblicherweise mit Zustimmung der vorgesetzten Person.
Zum GlossarSchichtplaner online testen und Dienstpläne gemeinsam erstellen
Erstellen Sie Dienstpläne per Drag & Drop, berücksichtigen Sie Verfügbarkeiten und teilen Sie Änderungen direkt mit Ihrem Team. Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich.
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