FixPlaner Schichtplaner-Funktionen im Detail
Alles, was der FixPlaner-Schichtplaner kann – von der Planungsanalyse über Exporte bis zu offenen Schichten. Den schnellen Überblick finden Sie auf der Schichtplaner-Seite.
Schichtplan-Analyse
Sie sehen sofort, ob Ihr Dienstplan aufgeht
Die Planungsübersicht zeigt Besetzungsgrad, geplante Stunden, Regelhinweise und – sofern gepflegt – geschätzte Kosten.
- Aktueller Besetzungsgrad
- Abteilungsverteilung visualisiert
- Hinweise auf hinterlegte Regeln prüfen
Export
Der fertige Plan erreicht Ihr Team – als Excel, PDF oder Bild
Berichte entstehen mit einem Klick und lassen sich drucken oder teilen
Excel-Export
Bearbeitbar mit Formeln und Diagrammen
PDF-Export
Druckbereit und universell teilbar
PNG-Export
Screenshot für schnelles Teilen
Details
Was steckt in jeder Schicht?
Alle Informationen auf einen Blick – von der Anforderung bis zur Besetzung
Schicht bearbeiten
Passen Sie Arbeitszeiten, Pausen und Zuweisungen direkt im Dialog an.
Schichtdetails
Sehen Sie alle Informationen zur Schicht und zum zugewiesenen Mitarbeiter.
Anforderungen definieren
Legen Sie fest, wie viele Mitarbeiter pro Position benötigt werden.
Schichtdichte-Heatmap
Visualisieren Sie die Personalverteilung über die Woche.
Was im Planungsalltag leichter wird
- Drag & Drop Planung: Schichten direkt im Kalender erstellen, verschieben und anpassen.
- Konflikthinweise: Das System weist auf Überschneidungen, fehlende Qualifikationen und hinterlegte Arbeits- oder Ruhezeitregeln hin.
- Besetzungsvorschläge: Lassen Sie passende Mitarbeitende auf Basis von Verfügbarkeiten und Bedarf vorschlagen.
- Benachrichtigungen nach Freigabe: Mitarbeitende werden über veröffentlichte Schichten oder Änderungen informiert.
- Planungsübersicht: Vergleichen Sie Besetzung, geplante Stunden, Kosten und Regelhinweise.
Wer kann wann? Ihr Team im Schichtplaner auf einen Blick
Links neben dem Kalender sehen Sie Ihr Team, gruppiert nach Abteilungen. Verfügbarkeit und geplante Stunden helfen bei der Auswahl für eine Schicht.
- Vollständiger Name: Der Vor- und Nachname des Mitarbeiters.
- Verfügbare Stunden: Die Anzahl der Stunden, die der Mitarbeiter in der aktuellen Woche noch arbeiten kann.
- Qualifikation: Die spezifische Qualifikation des Mitarbeiters.
- Statusring: Ein farbiger Ring, der die prozentuale Auslastung anzeigt:
- Grün (80%): Noch ausreichend Kapazität.
- Gelb (80–100%): Nähert sich maximaler Kapazität.
- Rot (>100%): Überbucht.
Neue Arbeitsschichten sind in Sekunden angelegt
Klicken Sie auf eine Kalenderzelle oder auf „Schicht hinzufügen“. Arbeitszeit, Pause, Aufgabe und benötigte Qualifikation tragen Sie im selben Dialog ein.
Prüfung vor der Zuweisung:
- Verfügbarkeit: Ob der Mitarbeiter im gewünschten Zeitraum verfügbar ist.
- Abwesenheit: Ob der Mitarbeiter nicht krank oder im Urlaub ist.
- Überlappende Schichten: Ob bereits eine andere Schicht eingeplant ist.
Schnelle Eingabe durch Drag-and-Drop: In der Tagesansicht können Sie durch Drag-and-Drop eine bestimmte Zeit für einen Mitarbeiter markieren. Das Pop-Up öffnet sich mit bereits ausgefüllten Feldern.
Offene Schichten füllen sich, ohne dass Sie telefonieren
Offene Schichten werden oben im Kalender angezeigt und sind grau dargestellt. Statt eines Mitarbeiternamens wird die Anzahl der Bewerber für diese Schicht angezeigt.
- Mitarbeiter können sich bewerben: Direkt über die App oder das Web-Portal.
- Schnelle Zuweisung: Wählen Sie aus den Bewerbern den passenden Mitarbeiter aus.
- Benachrichtigung nach Zuweisung: Der zugewiesene Mitarbeiter wird über die veröffentlichte Schicht informiert.
Farbkennzeichnung der Schichten:
- Blau: Geplant (noch nicht veröffentlicht)
- Grün: Akzeptiert (vom Mitarbeiter bestätigt)
- Grau: Offene Schicht (ohne Zuweisung)
Schichtplanung per Drag & Drop
FixPlaner unterstützt die Schichtplanung in Gastronomie, Handwerk, Facility Management und Gesundheitsbranche.
- Visuelle Wochenübersicht im Kalender
- Konflikthinweise vor der Freigabe
- Offene Schichten mit Bewerbungsfunktion
- Export als PDF oder Excel
Dienstplan Online erstellen: So gelingt die digitale Schichtplanung
Ein guter Dienstplan bringt betriebliche Anforderungen, Verfügbarkeiten und Qualifikationen zusammen. Mit FixPlaner legen Sie Schichten im Kalender an, ordnen Mitarbeitende per Drag & Drop zu und prüfen mögliche Überschneidungen vor der Veröffentlichung.
Im Vergleich zu Excel-Dienstplänen bietet ein digitaler Schichtplaner entscheidende Vorteile: FixPlaner macht Überschneidungen sichtbar und berücksichtigt hinterlegte Verfügbarkeiten. Nach der Freigabe werden Mitarbeitende über neue Schichten oder Änderungen informiert.
Schichtplaner für Gastronomie, Einzelhandel und Gesundheitswesen
FixPlaner ist branchenübergreifend einsetzbar. In der Gastronomie lassen sich kurzfristige Planänderungen zentral teilen. Im Einzelhandel helfen offene Schichten bei der gezielten Neubesetzung. Im Gesundheitswesen können hinterlegte Qualifikationen sowie Arbeits- und Ruhezeitregeln bei der Prüfung des Plans berücksichtigt werden.
Arbeitszeitgesetz im Blick: Regelhinweise statt manueller Kontrolle
Beim Dienstplan erstellen behalten Sie Pausen- und Ruhezeiten leichter im Blick. FixPlaner weist auf hinterlegte Regeln zu Arbeits- und Ruhezeiten nach dem Arbeitszeitgesetz (ArbZG) hin – etwa auf knappe Ruhezeiten zwischen zwei Schichten oder auf Überschneidungen mit bestehenden Einträgen. Die Hinweise unterstützen die Prüfung; die endgültige Entscheidung treffen Sie, bevor der Plan veröffentlicht wird.
Schichtvorlagen und wiederkehrende Dienstpläne
Wiederkehrende Abläufe müssen Sie nicht jede Woche neu anlegen. Aus bestehenden Schichten lassen sich Vorlagen ableiten, sodass ein neuer Dienstplan auf einer bewährten Struktur aufsetzt. Wer bisher mit einer Excel-Vorlage geplant hat, überträgt die gewohnte Logik in einen digitalen Schichtplaner – inklusive Export des fertigen Plans als Excel, PDF oder PNG.
FAQ
Häufige Fragen zu den Funktionen
Können mehrere Personen gleichzeitig einer Schicht zugeordnet werden?
Ja. Bei der Schichterstellung können Sie entweder eine Person zuordnen oder, falls die Aufgabe es zulässt, mehrere Mitarbeiter parallel einteilen. Das System prüft dennoch die individuellen Verfügbarkeiten.
Was passiert, wenn ein Mitarbeiter eine Schicht ablehnt?
Lehnt ein Mitarbeiter seine Schicht ab, wird die Schicht entsprechend gekennzeichnet. Sie können die Schicht dann anderen Mitarbeitern zuweisen oder als offene Schicht deklarieren.
Können wir Schichtpläne exportieren oder drucken?
Absolut. Im Kalenderkopf gibt es einen Download-Button für PNG-Screenshots. Außerdem können Sie Excel- und PDF-Exporte generieren, die sich leicht ausdrucken oder weiterverarbeiten lassen.
Wie sehe ich, ob alle Schichten besetzt sind?
Die Planungsübersicht zeigt, wie viele Positionen bereits besetzt sind. Farbliche Markierungen machen offene oder knapp besetzte Zeiträume sichtbar.
Das verbundene System
Im Dienstplan laufen die entscheidenden Signale zusammen
Verfügbarkeit, Abwesenheit und Mitarbeiterzuordnung geben den Kontext für die Besetzung. Aufgaben können direkt einer Schicht zugeordnet werden; Plan und Aufgaben erreichen anschließend gemeinsam die App.
Antippen: was hängt damit zusammen?
Schichtplanung: 6 von 13 Verbindungen hervorgehoben.
- vonVerfügbarkeit Schichtplanung Der Plan kennt die Zeiten, die das Team angegeben hat.
- vonAbwesenheit Schichtplanung Meldet sich jemand krank, ist die Schicht sofort als offen zu sehen.
- Abwesenheit Aufgaben Aufgaben gehen nicht an jemanden, der frei oder krank ist.
- vonMitarbeiter Schichtplanung Jede Schicht hängt an einer echten Person mit ihren Qualifikationen.
- Mitarbeiter Aufgaben Jede Aufgabe hat eine zuständige Person — nicht nur einen Namen auf Papier.
- Mitarbeiter Dokumente Jedes Dokument liegt in der Akte der richtigen Person.
- anSchichtplanung Aufgaben Eine Aufgabe kann direkt zu einer Schicht gehören — etwa „Teig ansetzen, Frühschicht“.
- anSchichtplanung Mitarbeiter-App Der fertige Plan erscheint auf dem Handy. Kein Aushang, kein Anruf.
- Aufgaben Mitarbeiter-App Jeder sieht auf dem Handy, was er heute zu tun hat.
- Dokumente Mitarbeiter-App Freigegebene Unterlagen kann die Person selbst im Handy öffnen.
- Mitarbeiter-App Zeiterfassung Ein- und Ausstempeln am Handy erzeugt die Stunden von selbst.
- Zeiterfassung Dashboard Die erfassten Stunden stehen in der Übersicht — ohne Nachrechnen.
- vonMitarbeiter-App Schichtplanung Sagt jemand zu oder ab, steht das direkt im Plan.
Aus dem Plan wird ein Arbeitsablauf.
Schichtplanung ansehenPersönlicher Mitarbeiterbereich
Eine App pro Mitarbeiter – mit direktem Rückkanal
Das Unternehmen stellt Arbeit und Informationen bereit. Jede Person sieht nur ihren Kontext, handelt selbst und meldet den aktuellen Stand zurück.Mit dem Unternehmen synchronisiert
Wissen
Weiterführendes Wissen
Begriffe rund um Dienstplan und Schichtplanung – kompakt erklärt im FixPlaner-Glossar.
Dienstplan
Ein Dienstplan ist die zeitliche Zuordnung von Mitarbeitenden zu Schichten oder Arbeitszeiten innerhalb eines bestimmten Planungszeitraums.
Zum GlossarRuhezeit
Die Ruhezeit ist die zusammenhängende arbeitsfreie Zeit zwischen dem Ende eines Arbeitstages und dem Beginn des nächsten; nach ArbZG in der Regel mindestens 11 Stunden.
Zum GlossarSchichttausch
Ein Schichttausch ist der Wechsel einer zugeteilten Schicht zwischen zwei Mitarbeitenden, üblicherweise mit Zustimmung der vorgesetzten Person.
Zum GlossarAlle Funktionen selbst ausprobieren
Kostenlos testen, keine Kreditkarte erforderlich – der Test endet von selbst, ohne Kreditkarte.
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