FixPlaner Die Dokumente der Person liegen in ihrer Personalakte.
Worum geht es
In der Personalakte legst du die Dokumente einer Person ab, geordnet nach Aktenteilen wie „Vertrag & Stammdaten“ oder „Gesundheit & Abwesenheit“. Lohnunterlagen haben einen eigenen Reiter.
Schritt 1: Personalakte öffnen
MitarbeiterWeitere AktionenPersonalakte
A1- Weitere AktionenDas Menü „Weitere Aktionen“ der Zeile, hier mit dem Punkt „Personalakte“.
- Personalakte„Personalakte“ öffnet die Akte der Person.
Ohne Zugriff fehlt der Punkt im Menü ganz.
- Weitere Aktionen
Das Menü „Weitere Aktionen“ der Zeile, hier mit dem Punkt „Personalakte“.
- Bewirkt
- Es öffnet nur das Menü; „Personalakte“ öffnet dann die Akte der Person.
- Wann nötig
- Wenn du die Dokumente einer Person ansehen oder ablegen willst.
- Beispiel
- Miriam Hoffmann öffnet die Akte von Lena Schulz mit drei PDFs.
- Darauf achten
- Das Menü erscheint nur, wenn du mindestens eine Aktion darfst, und jeder Punkt hängt an einem eigenen Recht. Der Punkt „Personalakte“ erscheint nur mit Dokumentrecht für genau diese Person (Recht und Personenkreis); ohne Zugriff fehlt er ganz.
- Personalakte
„Personalakte“ öffnet die Akte der Person.
- Bewirkt
- Den Punkt siehst du nur mit Dokumentrecht für diese Person.
Schritt 2: Reiter Akte
12- Dokument hinzufügen„Dokument hinzufügen“ legt eine Datei in einem Aktenteil ab.
- Weitere Aktionen⋮ am Dokument bietet Herunterladen, Freigeben, Umbenennen, Verschieben in einen anderen Aktenteil und Löschen.
Mit „Dokument hinzufügen“ legst du ab, über ⋮ am Dokument lädst du herunter, gibst frei, benennst um oder löschst.
- Dokument hinzufügen
„Dokument hinzufügen“ legt eine Datei in einem Aktenteil ab.
- Bewirkt
- Der Aktenteil ist Pflicht; „Gültig bis“ ist Pflicht bei „Qualifikation & Nachweise“, „Unterweisung & Compliance“ und „Gesundheit & Abwesenheit“.
- Wann nötig
- Für jede Unterlage, die zur Person gehört.
- Beispiel
- Den Arbeitsvertrag von Paul Neumann legst du unter „Vertrag & Stammdaten“ ab.
- Darauf achten
- Erlaubt sind PDF, JPG, PNG und WebP bis 20 MB; FixPlaner prüft den echten Dateityp, nicht die Endung.
- Weitere Aktionen
⋮ am Dokument bietet Herunterladen, Freigeben, Umbenennen, Verschieben in einen anderen Aktenteil und Löschen.
- Bewirkt
- Herunterladen, Ändern und Löschen werden protokolliert.
Schritt 3: Reiter Lohn & Gehalt
A- Lohn & GehaltDer Reiter „Lohn & Gehalt“ hält die Lohnunterlagen der Person.
Lohnunterlagen sind nur als PDF möglich, und Vorgesetzte sehen sie nicht.
- Lohn & Gehalt
Der Reiter „Lohn & Gehalt“ hält die Lohnunterlagen der Person.
- Bewirkt
- Lohnunterlagen sind nur als PDF möglich und lassen sich wegen der Aufbewahrungspflicht nicht löschen.
Schritt 4: Reiter Zugriffe
PersonalakteZugriffe
A- ZugriffeDer Reiter „Zugriffe“ zeigt das Protokoll der Akte.
- Zugriffe
Der Reiter „Zugriffe“ zeigt das Protokoll der Akte.
- Bewirkt
- Dort stehen Hochladen, Herunterladen, Löschen, geänderte Angaben und Sichtbarkeit, Freigaben, Export und Virenscan, jeweils mit Zeit, Person und Grund.
Was dahintersteckt
- Nach dem Hochladen steht ein Dokument kurz auf „Wird geprüft“ und ist so lange nicht abrufbar.
- Einzelfreigaben brauchen ein Ablaufdatum und einen Grund.
- Gesundheits- und Gesprächsunterlagen sind geschützte Aktenteile.
- Fehlt dir ein Recht, zeigt die Akte „Hier ist nichts zu sehen“ statt eines Fehlers.
Meldungen der App
| Die App zeigt | Bedeutung |
|---|---|
Hier ist nichts zu sehen | Kein Dokument oder kein Recht, die Dokumente zu sehen. |
Ablage vorübergehend gesperrt | Hochladen ist gerade nicht möglich. |
Siehe auch
Zuletzt aktualisiert: 21.10.2026