FixPlaner 
Was ist eine digitale Personalakte?
Die digitale Personalakte ersetzt verstreute Papierordner und Dateiverzeichnisse durch eine strukturierte Ablage je Mitarbeiterin oder Mitarbeiter. Typische Inhalte sind Verträge, Nachweise, Bescheinigungen und intern freigegebene Dokumente.
Worauf kommt es bei der Umsetzung an?
- Klare Kategorien und einheitliche Dateinamen
- Rollenbasierte Zugriffsrechte und nachvollziehbare Zuständigkeiten
- Definierte Aufbewahrungs- und Löschprozesse
- Verknüpfung mit aktuellen Mitarbeiterstammdaten
Hinweis: Welche Dokumente gespeichert werden dürfen und wie lange sie aufzubewahren sind, muss betrieblich und datenschutzrechtlich geprüft werden.
Warum ein einzelnes Zugriffsrecht nicht ausreicht
Die häufigste Fehlkonstruktion einer digitalen Akte ist ein einziger Schalter: „darf Personalakten sehen". Damit sieht eine Schichtleitung, die den Qualifikationsnachweis eines Teammitglieds prüfen soll, im selben Zug auch dessen Krankmeldungen und Abmahnungen. Das ist datenschutzrechtlich heikel und im Alltag schlicht unnötig.
Sauber wird es erst mit zwei Achsen: Die eine bestimmt, welche Art von Unterlagen jemand sehen darf – die andere, bei welchen Personen. Eine Schichtleitung bekommt so Lesezugriff auf Qualifikationsnachweise, aber nur für das eigene Team, und Gesundheitsunterlagen bleiben in beiden Fällen außen vor. Beide Achsen müssen zustimmen, sonst gibt es keinen Zugriff.
Wie setzt FixPlaner das um?
Die Akte ist in sieben feste Aktenteile gegliedert, vom Arbeitsvertrag bis zum Austritt. Für jeden Teil wird getrennt vergeben, ob jemand nichts, nur lesend oder auch schreibend zugreift; darüber liegt der Personenkreis. Besonders sensible Teile – Gesundheit sowie Gespräche und Maßnahmen – sind zusätzlich an ein eigenes Recht gebunden.
Jeder hochgeladene Anhang durchläuft eine Schadsoftwareprüfung, bevor er abrufbar wird. Herunterladen, Ändern und Löschen werden protokolliert, und zwar bevor die Datei ausgeliefert wird – ein Download ohne Protokolleintrag ist nicht vorgesehen. Lohnunterlagen liegen in einem eigenen Bereich, auf den ausschließlich die betroffene Person und ausdrücklich für die Lohnabrechnung berechtigte Personen zugreifen; einen Administrator-Notzugang gibt es dort bewusst nicht.
