FixPlaner Du richtest die Zusatzregeln für Betriebe mit Tag- und Nachtdiensten ein und weißt, wie sie in Planung, Stempeln und Auswertung wirken.
Worum geht es
Pflege, Wohngruppen, Kliniken, Sicherheitsdienste und Gastronomie arbeiten mit Diensten, die sich in der Rechnung unterscheiden: Nachtdienst mit Bereitschaft, bezahlte Pause, 24-Stunden-Dienst am Wochenende. Dafür gibt es die Erweiterungen der Zeiterfassung, jede einzeln zuschaltbar und ab einem Stichtag gültig. Was aus ist, sieht niemand, und es rechnet alles wie bisher.
Schritt 1: Erweiterungen einschalten
EinstellungenPersonal & ArbeitszeitZeiterfassungErweiterungen
Schalte die gewünschten Erweiterungen ein, wähle unter „Änderungen gelten ab“ den Stichtag und speichere.
- Erweiterungen
Zusätzliche Regeln für Betriebe mit verschiedenen Diensten, standardmäßig alle aus.
- Bewirkt
- Zur Wahl stehen „Dienstarten“ (mit „Dienstart muss gewählt werden“, „Durchgehende Dienste ohne Pause zulassen“ und „Dienste über die tägliche Höchstarbeitszeit hinaus“), „Bereitschaftsdienst“, „Zulagen je Dienstart“, „Ferienzeiten“, „Arbeitsorte“ und „Lücke zwischen Stempelungen als Pause werten“. Nach dem Einschalten erscheinen in der Seitenleiste „Dienstarten“, „Arbeitsorte“ und „Ferienzeiten“.
- Wann nötig
- Du brauchst sie, wenn sich Dienste in Pause, Länge, Bereitschaft oder Zulagen unterscheiden.
- Darauf achten
- „Änderungen gelten ab“ ist frühestens heute; abgerechnete Monate bleiben unverändert. Unpassende Kombinationen meldet die Seite sofort, zum Beispiel Ferienzeiten ohne Bereitschaft oder Zulagen.
Schritt 2: Erweiterung ausschalten
Beim Ausschalten nennt der Dialog, wie viele geplante Dienste die Erweiterung nutzen.
- Ausschalten
Ab dem Stichtag gelten für diese Dienste wieder die Firmeneinstellungen.
- Bewirkt
- Vorhandene Einträge wie Dienstarten oder Orte bleiben erhalten und wirken wieder, sobald du die Erweiterung erneut einschaltest.
- Beispiel
- „11 geplante Dienste nutzen diese Erweiterung. Ab dem 07.11.2026 gelten für sie die Firmeneinstellungen.“
Schritt 3: Dienstarten anlegen
EinstellungenDienstartenDienstart
Lege Dienstarten mit Name, Kürzel und Farbe an oder starte mit einer Branchenvorlage.
- Dienstart
Eine Art des Dienstes mit eigenen Regeln, zum Beispiel Frühdienst, Nachtdienst oder Wochenenddienst.
- Bewirkt
- Das Kürzel (höchstens 6 Zeichen) steht im Planer, in der Besetzungsplanung, in „Meine Schichten“ und im Tooltip. Im Schicht-Dialog wählst du die Dienstart je Dienst, in einem Muster gilt sie für alle Bedarfe daraus.
- Wann nötig
- Du brauchst Dienstarten, wenn Dienste unterschiedlich gerechnet werden; Dienste ohne Dienstart folgen den Firmeneinstellungen.
- Beispiel
- Vorlagen gibt es für „Pflege & soziale Einrichtungen“, „Klinik“, „Sicherheit & Empfang“, „Gastronomie & Handel“ und „Produktion“; Vorlagen sind Beispiele, keine Rechtsberatung.
- Darauf achten
- Nicht mehr gebrauchte Dienstarten archivierst du; bestehende Dienste behalten sie.
Schritt 4: Pause und Höchstdauer festlegen
Wähle unter „Pause“ eine der drei Pausenarten und bei Bedarf „Längste Pause“ und „Höchstdauer eines Dienstes“.
- Pause unbezahlt
Die Pause wird von der Arbeitszeit abgezogen, wie bisher.
- Pause bezahlt
Die Pause bleibt eine Ruhepause nach § 4 ArbZG, wird aber vergütet und nicht vom Stundenkonto abgezogen.
- Beispiel
- Dienst 08:00–16:00 mit 30 Minuten Pause: Arbeitszeit 07:30, „Angerechnet: 08:00“.
- Durchgehender Dienst
Für Alleindienste, in denen niemand wirklich Pause machen kann: Es wird keine Pause geplant, die volle Anwesenheit zählt.
- Darauf achten
- Braucht die Erweiterung „Durchgehende Dienste ohne Pause zulassen“ und gilt nie für Minderjährige.
- Gilt ab
Geänderte Regeln gelten ab diesem Tag, frühere Dienste rechnen mit der alten Fassung weiter.
- Bewirkt
- Jede Änderung legt eine neue Fassung an, die unter „Verlauf“ steht; rückwirkend geht es nicht.
Schritt 5: Arbeitsorte anlegen
EinstellungenArbeitsorteArbeitsort
Lege Orte wie Gruppe, Haus oder Außentermin an und bestimme einen davon als Standardort.
- Arbeitsort
Wo gearbeitet wird, mit der Art „Im Betrieb“, „Unterwegs“ oder „Heimarbeit“.
- Bewirkt
- Der Standardort wird in jeder neuen Schicht vorbelegt; im Schicht-Dialog wählst du einen anderen.
- Wann nötig
- Du brauchst Orte, wenn ein Betrieb mehrere Häuser, Gruppen oder Einsatzorte hat oder Zulagen vom Ort abhängen.
- Darauf achten
- Einen Ort in Benutzung kannst du archivieren: Bestehende Schichten behalten ihn, für neue ist er nicht mehr wählbar. Den Standardort archivierst du erst, wenn ein anderer Standard ist.
Schritt 6: Dienstart und Ort bei den Mitarbeitern
Mitarbeiter sehen Dienstart und Arbeitsort an jedem Dienst, im Browser wie in der App.
- Mitarbeiter wählen den Ort beim Einstempeln
Mit diesem Schalter wählen Mitarbeiter beim Einstempeln den Ort selbst, sonst gilt der Ort der Schicht.
- Bewirkt
- Vorbelegt ist der Ort der heutigen Schicht, sonst der Standardort; das Feld erscheint erst ab zwei Orten. Das gilt auch offline.
- Darauf achten
- Das Terminal fragt nie nach dem Ort.
Schritt 7: Regelmäßige Arbeitstage festlegen
EinstellungenAllgemeinRegelmäßige Arbeitstage
Schalte „Arbeitstage abweichend von den Öffnungstagen festlegen“ ein und wähle die Tage, an denen Soll und Urlaub zählen.
- Regelmäßige Arbeitstage
Die Arbeitswoche für Soll und Urlaub, getrennt von den Geschäftszeiten.
- Wann nötig
- Du brauchst sie, wenn der Betrieb länger geöffnet ist, als die Arbeitswoche zählt.
- Beispiel
- Geöffnet Montag bis Sonntag, Arbeitstage Montag bis Freitag: Ein Urlaub von Montag bis Sonntag kostet 5 Urlaubstage, nicht 7.
- Darauf achten
- Ohne eigene Auswahl gelten die geöffneten Tage. Das Wochenprofil einer Person geht vor; an geschlossenen Tagen gibt es nie ein Soll.
Schritt 8: Lange Dienste erlauben
EinstellungenZeiterfassungErweiterungenDienste über die tägliche Höchstarbeitszeit hinaus
Schalte die Erweiterung ein, trage die „Grundlage“ ein und wähle den „Längsten zulässigen Dienst“ bis 24 Stunden.
- Grundlage
Tarifvertrag, AVR oder Dienstvereinbarung, die längere Dienste nach § 7 ArbZG erlaubt (Pflichtfeld).
- Bewirkt
- Lange Dienste werden im Planer gespeichert; statt einer Sperre erscheinen Hinweise. Im langen Dienst stempelt FixPlaner niemanden automatisch aus.
- Beispiel
- Ein Wochenenddienst Samstag 13:00 bis Sonntag 12:30 ist ein einziger Dienst, kein Paar aus zwei Tagen.
- Darauf achten
- Der Durchschnitt von 48 Stunden je Woche über 12 Monate wird immer geprüft und als Hinweis gemeldet; er lässt sich nicht abschalten, solange lange Dienste erlaubt sind.
Schritt 9: Bereitschaftsfenster anlegen
EinstellungenDienstartenDienstart öffnenBereitschaftFenster hinzufügen
Lege in der Dienstart Zeitfenster an, in denen anwesende Zeit als Bereitschaft bewertet wird.
- Bewertung
„Pauschal“ setzt einen festen Wert für das volle Fenster, „Faktor“ einen Anteil der anwesenden Zeit in Prozent.
- Bewirkt
- Stundenkonto, Tagesdialog, Wochenkachel und Berichte zeigen die bewertete Zeit; Höchstzeit und Ruhezeit rechnen mit der vollen Zeit.
- Wann nötig
- Du brauchst Fenster, wenn nachts geschlafen werden darf und die Zeit nur teilweise vergütet wird.
- Beispiel
- Nachtdienst 18:00–09:00 (15 Stunden), Bereitschaft 23:00–06:00 pauschal 2:30 Stunden: Für das Stundenkonto zählen 10:30 Stunden, für das Arbeitszeitgesetz 15 Stunden.
- Darauf achten
- Ein Fenster darf über Mitternacht gehen („Endet am Folgetag“), sich aber nicht mit einem anderen überschneiden. Fenster mit „Nur in Ferienzeiten“ gelten nur an Diensten, die in einer Ferienzeit beginnen, und ersetzen dann die übrigen.
- Fenster nur teilweise im Dienst
Firmenweite Vorgabe in den Erweiterungen, wie ein angeschnittenes Fenster zählt: „Anteilig“, „Voll“ oder „Nur ganz“.
Schritt 10: Ferienzeiten anlegen
EinstellungenFerienzeitenFerienzeit anlegen
Lege Zeiträume wie Sommer- oder Herbstferien mit Name, Beginn und Ende an.
- Ferienzeit
Ein Zeitraum, in dem Bereitschaft oder Zulagen anders gelten, Beginn und Ende zählen mit.
- Wann nötig
- Du brauchst sie zum Beispiel in der Jugendhilfe, wenn Kinder in den Schulferien tagsüber da sind.
- Darauf achten
- Ferienzeiten wirken erst, wenn Bereitschaft oder Zulagen eingeschaltet sind; sonst zeigt die Seite einen Hinweis. Ein Zeitraum ist höchstens 366 Tage lang und darf sich nicht mit einem anderen überschneiden.
Schritt 11: Zulagen je Dienstart
EinstellungenDienstartenDienstart öffnenZulagenZulage hinzufügen
Lege in der Dienstart bis zu 10 Zulagen als festen Betrag je Dienst oder als Prozent vom Stundenlohn in einem Zeitfenster an.
- Zulage
Name, Schlüssel, Art und Bedingungen: „Mindestdauer“, „Wochentage“, „An Feiertagen“, „Arbeitsorte“ und „Lohnart (DATEV)“.
- Bewirkt
- Zulagen erscheinen in der Kostenkachel des Dashboards, im Bericht „Zulagen“ und als Betragszeilen im DATEV-Export.
- Beispiel
- Nachtzulage 25 % von 20:00 bis 06:00 an Samstag und Sonntag, Lohnart 2101.
- Darauf achten
- Wochentage und Feiertage richten sich nach dem Tag des Dienstbeginns; die Mindestdauer zählt mit Pausen. Mehrere Zulagen im selben Dienst werden zusammengerechnet oder nur die höchste gezählt (Einstellung in den Erweiterungen).
Schritt 12: Bericht „Zulagen“
ZeiterfassungWocheZulagen
Wähle Monat, Jahr und Personen, um die Zulagen je Person, Zulage und Lohnart zu sehen.
- Zulagen
Der Knopf mit dem Münzsymbol neben dem Monatsabschluss öffnet den Bericht.
- Darauf achten
- Sichtbar nur mit den Rechten „Finanzberichte ansehen“ und „Gehaltsdaten ansehen“.
Schritt 13: Ruhezeit über alle Dienste
PlanungSchicht anlegen
Beim Planen meldet FixPlaner einen Dienst, der vor dem Ende der Ruhezeit beginnt, als Hinweis mit Uhrzeit und Abstand in Std:Min.
- Ruhezeit-Hinweis
Die Ruhezeit zählt ab dem Ende des vorherigen Dienstes, auch nach einem Nacht- oder 24-Stunden-Dienst.
- Bewirkt
- Der Dienst wird trotzdem gespeichert; der Hinweis zeigt die genaue Lücke, auch wenn nur eine Minute fehlt.
- Beispiel
- „Nach dem vorherigen Dienst endet die Ruhezeit von 11 Std. erst am 10.11.2026, 09:00. Die Schicht beginnt 10:59 Std. nach Dienstende.“
Schritt 14: Lücke als Pause werten
EinstellungenZeiterfassungErweiterungenLücke zwischen Stempelungen als Pause werten
Ist der Schalter an, zeigt der Tagesdialog die Lücke zwischen zwei Stempelungen als „Pause (aus Lücke)“.
- Lücke zwischen Stempelungen als Pause werten
Sinnvoll, wenn Mitarbeiter zur Pause ausstempeln; standardmäßig an.
- Wann nötig
- Schalte ihn aus bei geteilten Diensten: Dann ist jede Lücke eine Unterbrechung und keine Pause.
- Beispiel
- „Bis höchstens“ 180 Minuten: Eine Lücke von 180 Minuten ist Pause, eine von 181 Minuten Unterbrechung.
- Darauf achten
- Lücken unter 15 Minuten zählen nicht als gesetzliche Pause und lösen keine Warnung „Pause zu kurz“ aus. Eine gestempelte Pause zählt immer, egal wie der Schalter steht.
Was dahintersteckt
So wirken die Regeln
- Jeder Tag hat zwei Zahlen: „Angerechnet“ für Stundenkonto, Berichte, Kosten und DATEV, und die Zeit nach Arbeitszeitgesetz für Höchstzeit und Ruhezeit.
- Ein Dienst gehört zu dem Tag, an dem er beginnt; ein Nachtdienst 19:00–07:00 erscheint vollständig am Starttag.
- Die Regeln gelten gleich in Planer, Besetzungsplanung, automatischer Schichtplanung, Stempeln, Stundenkonto, Berichten, Kostenkachel und DATEV-Export.
- Für Minderjährige gilt immer der Jugendarbeitsschutz: Pausen werden abgezogen, durchgehende Dienste gibt es nicht.
Häufige Fragen
- Ändert sich etwas, wenn ich keine Erweiterung einschalte? Nein, die Firma rechnet wie bisher; sichtbar ist nur, dass Zeiten in Hinweisen als Std:Min stehen (10:59 Std. statt 11,0 Std.).
- Gilt eine Regeländerung rückwirkend? Nein, frühestens ab heute; abgeschlossene Monate bleiben unverändert.
- Warum zeigt der Tagesdialog „Angerechnet“ neben der Arbeitszeit? Bei bezahlter Pause oder Bereitschaft weicht die Zeit für das Stundenkonto von der gestempelten Zeit ab.
- Wann gilt die Pflichtpause? Erst bei mehr als 6 Stunden: Ein Dienst von genau 6:00 Stunden bleibt ohne Pause, einer von 6:01 Stunden bekommt 30 Minuten.
- Fragt das Terminal nach dem Arbeitsort? Nein, dort gilt immer der Ort der Schicht oder der Standardort.
Siehe auch
Zuletzt aktualisiert: 07.11.2026